Von Analog zu Digital: 5 Tipps zur optimalen Prozess-Digitalisierung

Die Digitalisierung von Prozessen ist heutzutage ein unverzichtbarer Schritt für Unternehmen und Organisationen. Sie ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise, Kosteneinsparungen und eine verbesserte Kundenerfahrung. Doch wie geht man am besten vor, wenn man analoge Prozesse digitalisieren möchte? In diesem Blogartikel stellen wir den optimalen Workflow für die Prozess-Digitalisierung vor und geben wertvolle Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung.

1. Analyse & Planung

Der erste Schritt besteht darin, eine umfassende Analyse der bestehenden analogen Prozesse durchzuführen. Konkret heisst das: Kernaktivitäten, Engpässe und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren. Des Weiteren müssen klare Ziele definiert werden, die mit der Digitalisierung erreicht werden sollen. Ein detaillierter Projektplan mit Meilensteinen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten ist zwingend notwendig.

Analyse

• Es wird empfohlen, den aktuellen Prozessablauf im Detail zu erfassen, inklusive aller Schritte, Beteiligten, Informationen und Dokumente. Hierbei können Engpässe, redundante Aufgaben und ineffiziente Arbeitsabläufe identifiziert werden.
• Eine eingehende Untersuchung der vorhandenen Daten ermöglicht Einblicke in den Prozess. Es empfiehlt sich, Metriken wie Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Ressourcenauslastung zu analysieren. Dadurch lassen sich Bereiche identifizieren, die verbessert werden können.
• Ein weiterer Schritt besteht darin, die relevanten Stakeholder zu identifizieren, sowohl intern als auch extern. Es ist wichtig herauszufinden, welche Rolle sie im Prozess spielen und welche Anforderungen sowie Erwartungen sie haben.
• Zudem sollten potenzielle Risiken und Herausforderungen ermittelt werden, die sich auf die Digitalisierung auswirken könnten. Dazu zählen Sicherheitsaspekte, Datenschutzrichtlinien und rechtliche Anforderungen.
• Durch eine umfassende Analyse des aktuellen Prozessablaufs, die Untersuchung von Daten, die Einbeziehung der Stakeholder und die Identifizierung potenzieller Risiken wird eine solide Grundlage für die bevorstehende Digitalisierung geschaffen. Dadurch kann gewährleistet werden, dass der neue digitale Prozess effizient, sicher und den Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird.

Ziele

• Es wird empfohlen, klare und präzise Ziele zu definieren, die deutlich beschreiben, was erreicht werden soll. Es muss dabei sichergestellt werden, dass die Ziele messbar sind, damit der Fortschritt überwacht werden kann.
• Ziele müssen realistisch sein, damit diese mit den verfügbaren Ressourcen und dem Budget erreichbar sind.
• Es ist wichtig, dass die Ziele in direktem Zusammenhang mit den übergeordneten Unternehmenszielen und der strategischen Ausrichtung stehen.
• Jedes Ziel hat einen klaren Zeitrahmen, bis wann das jeweilige Ziel erreicht werden soll. Dies bringt eine klare Orientierung für die Umsetzung des Projekts.

Projektplan

• Gantt-Diagramm: Ermöglicht die visuelle Darstellung von Aufgaben, Meilensteinen und Abhängigkeiten. Dies führt zu einer klaren Zeitplanung und Ressourcenverwaltung.
• Agile Methoden: Bevorzugt man agile Vorgehensweisen, so kann mit einem agilen Framework wie Scrum gearbeitet werden. Das Projekt wird hierbei in Sprints aufgeteilt und durch regelmässige Meetings ergänzt, in welchen der Fortschritt besprochen wird und allfällige Anpassungen vorgenommen werden.
• Projektmanagement-Software: Tools wie Asana, Trello oder Jira eignen sich, um den Projektplan zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.

2. Technologieauswahl

Die Wahl der geeigneten Technologie für Digitalisierungsprojekte ist essenziell. Dabei sollten die Anforderungen der Zielgruppe und die spezifischen Bedürfnisse der Branche berücksichtigt werden. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Business Ownern, IT-Architekten und Prozessverantwortlichen ist entscheidend, um die richtige Lösung zu finden.

Entscheidungshilfen für die richtige Auswahl

• Anforderungsanalyse: Eine detaillierte Anforderungsanalyse kann helfen, um festzustellen, welche spezifischen Anforderungen das Digitalisierungsprojekt erfüllen muss. Dabei sollten Faktoren wie Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration mit bestehenden Systemen und Datenbanken, Sicherheit und Compliance-Anforderungen berücksichtigt werden.
• Branchenstandards: Es ist sinnvoll, sich möglichst viele Informationen zu aktuellen Branchenstandards und Best Practices für die Digitalisierung von Prozessen in dem betroffenen Marktsegment zu verschaffen. Welche Technologien und Lösungen werden von führenden Unternehmen in der Branche eingesetzt? Welche Erfahrungen und Empfehlungen gibt es von Experten?
• Evaluierung von Lösungsanbietern: Sinnvollerweise wird eine gründliche Evaluierung von Lösungsanbietern durchgeführt, die Technologien für die Prozess-Digitalisierung anbieten. Dabei sollten Aspekte wie den Ruf des Anbieters, die Erfahrung in der Branche, Referenzkunden, Produktfunktionalitäten, sowie Support und Wartung betrachtet werden.
• Proof of Concept (PoC): Mittels Proof of Concept kann die ausgewählte Technologie in einer Testumgebung evaluiert werden. Hierbei wird ein kleiner Teil des Prozesses mit der Technologie implementiert und geprüft, ob sie die Anforderungen erfüllt und die gewünschten Ergebnisse liefert.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Dabei gilt es die Gesamtbetriebskosten, Lizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulungsaufwand und potenzielle Einsparungen oder Effizienzgewinne zu analysieren, die durch die Technologie erzielt werden können.
• Zukunftsorientierung: Die zukünftige Entwicklung der Technologie spielt bei der Auswahl eine grosse Rolle. Gibt es Roadmaps und geplante Verbesserungen, sowie Weiterentwicklungen seitens des Anbieters? Ist die Technologie flexibel genug, um sich an sich ändernde Anforderungen und neue Innovationen anzupassen?

3. Agile Vorgehensweise

Eine agile Vorgehensweise ist für die Prozess-Digitalisierung besonders empfehlenswert. Die Arbeit in iterativen Schritten führt schnell zu ersten Ergebnissen. Kontinuierliches Feedback zum Prozess ist dabei unumgänglich. Dabei wird das Projekt in kleinere Aufgaben aufgeteilt und diese basierend auf deren Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert.

Iterative Schritte und Aufteilung in kleinere Aufgaben

• Identifikation von spezifischen Anforderungen an den digitalen Prozess. Erfassen der gewünschten Funktionalitäten, Schnittstellen und Datenintegrationen.
• Erstellen von ersten Prototypen des digitalen Prozesses. Dies kann ein interaktiver Wireframe, eine Mockup- oder eine Proof-of-Concept-Lösung sein, um die Grundfunktionen zu visualisieren und zu validieren.
• Präsentation des Prototypen den Benutzern und Stakeholdern und Sammeln von deren Feedback. Analyse der Rückmeldungen und Umsetzung von Anpassungen und Verbesserungen.
• Basierend auf den Anforderungen und dem Feedback kann die eigentliche Entwicklung des digitalen Prozesses gestartet werden. Die Implementierung kann in sogenannten Sprints erfolgen, in denen regelmässig neue Funktionen hinzugefügt werden und der Fortschritt überprüft wird.
• Gründliches Testing des digitalen Prozesses, um sicherzustellen, dass er fehlerfrei funktioniert und den Anforderungen entspricht. Dabei sollten funktionale Tests als auch Benutzertests durchgeführt werden, um eine optimale Benutzererfahrung sicherzustellen.
• Sobald der digitale Prozess fertiggestellt ist, wird er in Betrieb genommen. Es gilt weiterhin Feedback von den Benutzern zu sammeln, um mögliche Verbesserungen und Optimierungen zu identifizieren und in zukünftigen Iterationen umzusetzen.

4. Change-Management

Die Digitalisierung von Prozessen erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb der Organisation. Es muss sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden die Vorteile der Digitalisierung verstehen und unterstützen. Eine regelmässige Kommunikation über den Fortschritt des Projekts, sowie Schulungsangebote helfen, die Akzeptanz und das Verständnis zu fördern. Relevante Mitarbeitende sollten involviert werden und auf Management-Ebene muss zwingend Unterstützung vorhanden sein, um Digitalisierungsprojekte voranzutreiben.

5. Testen und Optimieren

Nach der Umsetzung der digitalen Prozesse ist es wichtig, diese gründlich zu testen. Mögliche Schwachstellen müssen identifiziert und Anpassungen durchgeführt werden, um die Effizienz und Fehlerfreiheit zu gewährleisten. Die Implementation eines kontinuierlichen Verbesserungsprogramms hilft dabei, den Workflow stetig zu optimieren.

Fazit

Die Digitalisierung von Prozessen bietet enorme Vorteile, erfordert jedoch eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Die hier vorgestellten Schritte sollen helfen, die Zusammenarbeit zwischen Projektleitungen, Business Ownern, IT-Architekten und Prozessverantwortlichen zu fördern, damit ein optimaler Workflow für die Prozess-Digitalisierung erreicht werden kann. Die Digitalisierung von Prozessen führt zu mehr Effizienz, Senkung der Kosten und einer positiven Erfahrung innerhalb der Customer Journeys für die Kund*innen.

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