Die Herausforderungen der digitalen Transformation für Human Resources

In Anbetracht der aktuellen Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt ist die Digitalisierung unverzichtbar, um die jüngere Generation zu erreichen. Der Rekrutierungsprozess wird zunehmend komplexer und die Konkurrenz um die besten Talente wird immer härter. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen ihre Arbeitsprozesse und -systeme modernisieren und sich auf die neuesten Technologien konzentrieren, um die Aufmerksamkeit und das Interesse der jungen Arbeitskräfte zu gewinnen. Nur so können Unternehmen erfolgreich um Talente konkurrieren und langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Einige HR-Studien zeigen auf, was der Stand der Digitalisierung in KMUs ist.

Digitalisierung der HR-Abteilungen

Der digitale Wandel betrifft mittlerweile fast alle Unternehmen und erfordert nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern auch einen kulturellen und organisatorischen Wandel. Mitarbeitende und Führungskräfte müssen bereit sein, sich auf die Bedingungen der digitalen Arbeitswelt einzulassen und sich neue Skills anzueignen. Ohne einen organisatorischen Wandel ist die digitale Transformation nicht möglich.

Der Digitalisierungsgrad liegt bei 50%

Heutzutage lässt sich ein Grossteil der HR-Prozesse durch Software weitgehend digitalisieren und automatisieren oder zumindest unterstützen. Der Grad der Digitalisierung von HR-Prozessen hängt dabei oft von dem Digitalisierungsgrad des ganzen Unternehmens ab. So wird abhängig von der Unternehmensstrategie und dem individuellen Geschäftsmodell der Grad von Automatisierung und Digitalisierung der Personalprozesse bestimmt.

76% der HR-Fachpersonen sind mit dem Stand der Digitalisierung unzufrieden.

Gemäss der Studie HRpuls 2022 schätzen die 308 befragten HR-Fachpersonen (aus verschiedensten Branchen der Deutschschweiz) den Grad ihrer Digitalisierung bei genau 50% ein.

Quelle: Studie HRpuls 2022 der ZHAW und professional.ch

Jedoch sind 76% der HR-Fachpersonen mit dem Stand der Digitalisierung in Ihrem KMU nicht zufrieden. Sie wünschen sich deutlich weniger Zeitaufwand in der Administration dafür mehr Zeit für Ihre Mitarbeitenden. Zum Beispiel sind auch Kleinunternehmen mit der Digitalisierung der HR-Prozesse ziemlich überfordert. Denn einerseits fehlt ihnen das Budget und das Werkzeug dazu oder es scheitert am Know-How der zuständigen Personen.

Quelle: Studie HRpuls 2022 der ZHAW und professional.ch

Hürden und Hindernisse für eine erfolgreiche Digitalisierung von HR-Prozessen

Die Hindernisse der Digitalisierung in dessen KMU's sind ganz klar:

• Budget
• Zeit
• Personelle Ressourcen
• IT-Support

Der HR-Bereich ist stark in die Digitalisierung eingebunden und muss den Veränderungsprozess steuern und begleiten. Als Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Unternehmensbereichen begleitet das HR-Ressort den digitalen Wandel und gestaltet diesen aktiv mit. Es übernimmt zunehmend neue Rollen im Unternehmen, wie beispielsweise die strategische Rolle als Businessberater. Dabei ist es wichtig, sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Führungskräfte die neuen Kompetenzen erwerben, die sie im digitalen Zeitalter benötigen. Laut der Umfrage Mitarbeiterbindung 2030 von F.A.Z. Business Media und Cornerstone, sehen zwei Drittel der Unternehmensentscheider die Mitarbeiterqualifizierung als grosse Herausforderung im Veränderungsprozess.

Das HR-Team wird zu einem Coach in den Veränderungsprozessen für die neuen digitalen Prozesse und Kompetenzen der Mitarbeiter und Führungskräfte. Gleichzeitig muss HR auch intern digitalisieren und Lösungen einführen, um die Effizienz zu erhöhen. Im Zuge der Digitalisierung sind neue Kompetenzen und Fähigkeiten erforderlich, die teilweise noch nicht im Unternehmen vorhanden sind und daher von externen Quellen erworben werden müssen.

Wo liegt das meiste Digitalisierungspotenzial bei Human Resources?

Besonders den nachfolgenden Personalprozessen wird ein ausgesprochen hohes Digitalisierungspotenzial im HR-Bereich zugesprochen:

1. Recruiting
Durch Automatisierung im Recruiting-Prozess können Zeit und Kosten gespart werden. Es ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf die Kandidaten zu konzentrieren, da ihnen einige Aufgaben abgenommen werden können. Stellenanzeigen können automatisch auf verschiedenen Portalen geschaltet werden und ein Algorithmus kann dabei helfen, genau die Kandidaten auszuwählen, die exakt auf das Stellenprofil passen. Das Mobile Recruiting und Social Media spielen eine immer wichtigere Rolle dabei. Personalisierte Einladungen zu Bewerbergesprächen können ebenfalls durch Softwares automatisch versendet werden. Durch die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses kann eine grosse Anzahl von Bewerbern in kürzerer Zeit erreicht werden, wodurch die Zahl der Absagen und das Risiko, dass sich die Bewerber während der Wartezeit anderweitig umsehen, verringert werden.

2. Onboarding
Ein reibungsloser Ablauf des Onboardings von neuen Mitarbeitern ist entscheidend, um diese langfristig an das Unternehmen zu binden. Durch digitale Personalakten und automatisierte HR-Prozesse im Bereich des Onboardings können Zeit und Ressourcen gespart werden, sodass sich Personalverantwortliche vollständig auf die persönliche Einarbeitung konzentrieren können. Auch im Falle einer Kündigung eines Mitarbeiters, können Arbeitsabläufe durch automatisierte Zeugnis-Generatoren vereinfacht und beschleunigt werden.

3. Personaladministration
Die Stammdatenpflege im Human Resource Management ist sehr zeitintensiv. Der "Employee Self Service" ermöglicht Mitarbeitern, ihre personenbezogenen Daten selbst zu verwalten, was Zeit spart und den Fokus auf andere Aufgaben lenkt. Die Sicherheit der Daten bei Nutzung von HR-Softwares, insbesondere Cloudsystemen, ist von großer Bedeutung und erfordert spezielle Sicherheitsmassnahmen.

Effizienzsteigerung als positiver Effekt der digitalen Transformation

Laut der Umfrage Mitarbeiterbindung 2030 von F.A.Z. Business Media und Cornerstone, ist die Digitalisierung ein wichtiger Hebel, um die Effizienz in Unternehmen zu steigern. Dabei gewinnen Performance Measurement und Performance Management zunehmend an Bedeutung. Unternehmen planen ihre HR-Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und die HR-Administration zu vereinfachen. Hierbei möchten sie auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis berücksichtigen. Die Tendenz ist klar: Man strebt danach, die Kosteneffizienz im Personalbereich zu erhöhen. 

Fazit

Bisher verursachen administrative Arbeiten im HR-Bereich der Unternehmen überproportional hohe Kosten. Lean Management, das in anderen Bereichen der Unternehmen bereits erfolgreich eingesetzt wird, ist im HR-Bereich noch wenig bekannt und nur ansatzweise vorhanden.  Die ajila HR Services bringen dieses Dilemma zum Wendepunkt.

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