Das PDF-Formular ist tot - es lebe das adaptive Online-Formular

In unserer digitalen Welt sind Online-Formulare ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäftsprozesse. Sie dienen dazu, Informationen von Kunden, Mitarbeitern oder anderen Interessenten zu sammeln und zu verarbeiten. Es gibt zwei Haupttypen von Online-Formularen: adaptiv und als PDF. Aber welches ist die bessere Wahl?

Was sind adaptive Online-Formulare?

Adaptive Online-Formulare sind Formulare, die sich an der Bildschirmgrösse und dem Gerät anpassen, auf dem sie angezeigt werden. Sie können leicht angepasst werden, um individuelle Anforderungen zu erfüllen. PDF-Formulare hingegen sind statische Dokumente, die als PDF-Datei gespeichert und auf jedem Gerät gleich angezeigt werden. Sie sind in der Regel mit mehr Aufwand zu bearbeiten und anzupassen, als digitale Formulare.

Wie unterscheidet sich das klassische Web-Formular vom adaptiven Online-Formular?

Klassische Web-Formulare, welche z.B. in einem CMS erstellt werden können, sind in der Regel statisch definiert und erfordern manuelle Änderungen, um die Formularfelder, deren Validierungen und die daraus generierten Prozesse anzupassen. Sie sind in der Regel in die Website-Infrastruktur eingebettet und erfordern möglicherweise spezielle Entwicklung, um Prozesse anzusteuern, Daten zu transferieren und Workflows abzubilden.

Adaptive Formulare hingegen sind dynamisch und können programmatisch angepasst werden, um sich an die Anforderungen des Benutzers anzupassen. Sie können in bestehende Prozesse und Systeme eingebunden werden, um Daten automatisch zu transferieren und Workflows abzubilden, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind. Sie können zudem auf verschiedenen Plattformen und Geräten verwendet werden.

Warum PDF-Formulare nicht länger zeitgemäss sind

In der Vergangenheit waren PDF-Formulare eine beliebte Wahl für das Sammeln von Informationen. Sie waren einfach zu erstellen, konnten auf jedem Gerät geöffnet werden und erforderten keine spezielle Software, um ausgefüllt zu werden. Aber in der heutigen digitalen Welt gibt es bessere Alternativen. Einer der Hauptgründe, warum PDF-Formulare nicht länger zeitgemäss sind, ist ihre geringe Flexibilität. Sie sind statische Dokumente, die nicht leicht angepasst werden können, um individuelle Anforderungen zu erfüllen. Zudem sind PDF-Formulare oft mühsam auszufüllen und können auf kleineren Bildschirmen schwer zu lesen sein. Diese nachlässige Benutzerfreundlichkeit führt in der heutigen Zeit oftmals zu einem Abbruch innerhalb des Prozesses. Ein weiterer Faktor, der gegen PDF-Formulare spricht, ist ihre mangelnde Integrationsfähigkeit. Sie sind in der Regel nicht in der Lage, Daten direkt mit anderen Systemen zu integrieren oder zu transferieren, was die Datenverwaltung erschwert. 

PDF-Formulare kommen heutzutage noch sehr oft bei Antragsprozessen zum Einsatz, wo ein Beleg des Antrags z.B. in einem Kundenportal archiviert werden soll oder eine Unterschrift benötigt wird. Das PDF-Formular kann hierbei zwar digital ausgefüllt werden - muss am Ende jedoch noch ausgedruckt, unterzeichnet, eingescannt und als PDF oder auf dem Postweg versendet werden. Da PDF-Dokumente heutzutage jedoch direkt über Online-Formulare generiert und durch die elektronischen Signatur vollumfänglich digital abgewickelt werden können, fehlt es auch hier an Argumenten, welche für PDF basierte Formulare sprechen.

Die Vorteile von adaptiven Online-Formularen

Einer der wichtigsten Vorteile von adaptiven Online-Formularen ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Sie sind einfach zu verwenden und bieten eine bessere Benutzererfahrung, insbesondere auf mobilen Geräten. PDF-Formulare hingegen sind oft mühsam auszufüllen und können auf kleineren Bildschirmen schwer zu lesen sein. Ein weiterer Vorteil von adaptiven Online-Formularen ist ihre Fähigkeit, Daten zu  validieren, um so Fehler zu verhindern. Die dafür eingesetzte Formular-Builder-Software (z.B. AEM Forms) bietet in der Regel integrierte Funktionen und Logiken wie Pflichtfelder und RegEx-Validierung, die dazu beitragen, dass die eingereichten Daten korrekt und vollständig sind und einer fehlerfreien Übermittlung somit nichts im Weg steht. PDF-Formulare haben keine solchen Funktionen und können daher leichter fehlerhafte oder unvollständige Daten enthalten.

Die Accessibility ist ein weiterer wichtiger Faktor, welcher für den Einsatz von Online-Formularen spricht. Adaptive Online-Formulare können leicht für Benutzer mit Einschränkungen angepasst werden, indem beispielsweise alternative Textbeschreibungen für Bilder hinzugefügt werden. PDF-Formulare hingegen sind in der Regel schwer zu nutzen und zugänglich zu machen, insbesondere für Benutzer mit Seheinschränkungen.

Durch den Einsatz von adaptiven Online-Formularen, lassen sich unzählige Prozesse mit einem einzigen Ansatz bzw. einem einzelnen Formular abbilden.

Der grösste Vorteil von adaptiven Online-Formularen ist ihre Flexibilität. Sie können problemlos angepasst und aktualisiert werden, ohne dass es notwendig ist, das gesamte Formular neu zu erstellen oder eine Vielzahl an unterschiedlichen Versionen anpassen zu müssen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn sich Gesetze oder Vorschriften ändern oder wenn das Formular für verschiedene Zwecke genutzt wird. 

Adaptive Online-Formulare sind intuitiv zu bedienen und bieten dem Nutzer eine einfache Möglichkeit, die notwendigen Informationen einzugeben. Die Daten werden automatisch validiert, gespeichert und können an Schnittstellen übertragen werden, welche wiederum weitere Workflows und Prozesse auslösen. Dies reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine schnellere Bearbeitung im gesamten Prozess.

Effizienz steigern und Kosten reduzieren

Adaptive Formulare sind in Bezug auf Unterhalt und Erstellung in der Regel kosteneffizienter die PDF Variante. Obschon die Kosten für die Entwicklung und Implementierung von adaptiven Formularen höher sein können als die für PDF Formulare, ist es sehr wahrscheinlich, dass eine adaptive Version in Bezug auf Unterhalt und Erstellung kosteneffizienter ist, als PDF Formulare.

Kundenbeispiel: Generierte Kosten durch herkömmliche PDF Formulare pro Halbjahr, welche mit dem Einsatz von adaptiven Online-Formularen um ein Vielfaches minimiert werden können.

Adaptive Formulare lassen sich leichter automatisieren und dank Anbindungen an ein CRM oder ERP-System werden Daten automatisch gespeichert und verarbeitet, was die Arbeitsbelastung des Benutzers reduziert und die Geschwindigkeit der Dateneingabe erhöht. Das heisst deutlich weniger bzw. kaum Fehleranfälligkeit in der Generierung und der Übermittlung von Daten, was wiederum zu mehr Effizienz und geringeren Kosten führt, da Daten nicht manuell nachbearbeitet werden müssen und nur Informationen übermittelt werden, welche auch tatsächlich relevant sind.

Fazit

Abschliessend lässt sich sagen, dass adaptive Online-Formulare im Vergleich zu PDF Formularen eine Reihe von Vorteilen bieten. Diese sind flexibler, benutzerfreundlicher und ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Antragsstrecken und Prozessen. Unternehmen und Organisationen sollten daher in Betracht ziehen, adaptive Online-Formulare einzusetzen, um die Effizienz von Prozessen zu steigern und zeitgleich Kosten und Ressourcen massiv zu reduzieren. Durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und dem Einsatz entsprechender Logiken, bieten adaptive Formulare jedem Unternehmen und jeder Organisation die volle Flexibilität hinsichtlich Implementierung und Umsetzung.

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